„Why do you work so hard?“

Vor kurzem haben wir beschrieben, warum wir unsere Teammeetings im Open-Space-Format abhalten und warum die darunterliegenden Werte Leitsätze für unsere Zusammenarbeit über die Teamtreffen hinaus bilden. Aber wie genau funktioniert eigentlich so ein Open Space?

Ein Konferenzformat, das wie eine Kaffeepause funktioniert

Die Open Space Technology ist aus der Erkenntnis entstanden, dass bei Konferenzen und anderen Veranstaltungen das Spannendste oft nicht in den Vorträgen und Programmpunkten, sondern dazwischen passiert. In den Pausen, am Buffet, im Gang zwischen den Sessions, beim Mittagessen oder in den Kaffeepausen. Man lernt Menschen kennen, tauscht sich mit ihnen über ihre Arbeit oder ihre Interessen aus, gewinnt Kontakte oder schließt Freundschaften.

Aus dieser Erkenntnis heraus entwickelte Harrison Owen ein Konferenzformat, das wie eine Kaffeepause funktioniert. Das Wichtigste daran sind die Interaktionen zwischen Menschen und ein offener Raum (und Zeit), in dem alle Teilnehmenden ihre Anliegen zur Sprache bringen und bearbeiten können.

Am besten funktioniert Open Space:

• wenn es um ein Thema geht, das Menschen wirklich bewegt,
• wenn das Problem so komplex ist, dass eine Person oder eine Gruppe alleine es nicht lösen kann,
• wenn es eine Bandbreite von Persönlichkeiten und Meinungen unter den Teilnehmenden gibt und
• eine gewisse Dringlichkeit gegeben ist, das Problem zu lösen.

Bei einem Planungstreffen, zu dem der Veranstalter vorab eine Auswahl von Teilnehmern aus unterschiedlichen Interessengruppen einlädt, wird besprochen, welchen Titel der Open Space erhalten soll und wer genau dazu eingeladen werden muss, um das anliegende Problem lösen zu können.

Es beginnt mit einer Pause

Traditionell starten Open-Space-Treffen mit einer Pause. Ankommen, akklimatisieren, andere Teilnehmende begrüßen, Kaffee trinken oder eine kleine Stärkung vom pausenlosen Pausenbuffet nehmen, das ebenfalls ein zentraler Bestandteil der Veranstaltung ist.

Bei kleineren Runden starten wir mit einer Check-In-Runde, die im Kreis stattfindet. Dabei haben alle Teilnehmenden die Gelegenheit, kurz zu sprechen, ohne Nachfragen und Kommentare der anderen. So können alle loswerden, was sie gerade beschäftigt, im Open Space ankommen und sich auf die Runde der Teilnehmenden einstellen.
Nach der „offiziellen“ Begrüßung des Veranstalters folgt die Einführung in den Open Space durch die Open-Space-Begleiter*in. Dabei werden neben dem Ablauf der Veranstaltung die Grundprinzipien des Open Space erläutert.

Selbstorganisierte Agenda

Nach der Einführung haben alle Teilnehmenden die Gelegenheit, ihr oder ihre Anliegen auf ein Blatt zu schreiben und der Runde kurz vorzustellen. Das Blatt hängen sie dann an eine Pinnwand, auf der die verschiedenen Räume und Uhrzeiten zur Orientierung vorbereitet sind. Sind alle Anliegen vorgestellt, gibt es in der „Marktplatz“ genannten Phase noch Gelegenheit, mit den Anliegeninhabern zu verhandeln und eine Verschiebung einzelner Anliegen zu erreichen, falls ein Anliegen mit einem anderen interessanten Thema zeitlich parallel stattfindet. Die Agenda der Veranstaltung entsteht so auf selbstorganisierte Weise, so wie sie den Interessen der Teilnehmenden gerecht wird. Danach beginnt die Bearbeitung der Anliegen. Dafür sind verschiedene Bereiche im Raum oder in separaten Räumen vorbereitet, in denen Stühle sowie jeweils ein Flipchart und ein Dokumentationsblatt zur Unterstützung bereitgestellt sind.

Die vier Prinzipien des Open Space

Für die Anliegenphase sind die in der Einführung vorgestellten vier Prinzipien des Open Space, das Gesetz und die zwei Erscheinungen zu beachten:

Das erste Prinzip lautet: „Die die da sind, sind die Richtigen.“ Diejenigen, die anwesend sind, zählen, nicht die, die aus irgendwelchen Gründen dabei sein sollten oder könnten. Diejenigen, die in die Anliegengruppe kommen, tun das, weil sie Interesse haben und etwas bewegen wollen. Nur mit ihnen lässt sich jetzt das Thema voranbringen.

Das zweite Prinzip lautet: „Was immer passiert ist, es ist da Einzige, das passieren konnte.“ Wir arbeiten in der Anliegengruppe gemeinsam an dem Thema, das uns interessiert. Das Ergebnis ist offen, oft entstehen Dinge, mit denen wir vorher überhaupt nicht gerechnet haben. Lassen wir also Raum für Überraschungen!

Das dritte Prinzip lautet: „Es fängt an, wenn die Zeit reif ist“. Kreativität folgt keinem Zeitplan, Ideen kommen einfach und können und sollen besprochen und bearbeitet werden, wenn sie drängen. Insofern ist der Zeitplan nur eine Orientierung. Die Gruppe und ihre Anliegen organisieren sich nach ihren Bedürfnissen selbst.

Das vierte Prinzip lautet: „Vorbei ist vorbei. (Nicht vorbei ist nicht vorbei)“. Ist ein Anliegen zu Ende besprochen, löst sich die Gruppe auf und verteilt sich neu. Niemand muss in einem Raum oder in einer Gruppe bleiben, bis die vorgesehene Zeit zu Ende ist. Unproduktives Warten soll vermieden werden, die Zeit kann in einer anderen Gruppe, am Buffet oder an der frischen Luft besser genutzt werden. Wenn die Zeit dagegen nicht ausreicht, es gerade erst spannend wird, wenn die Zeit um ist, kann die Gruppe das Gespräch woanders weiterführen oder sich zu einer neuen Anliegengruppe zu einem anderen Zeitpunkt verabreden.

Ein Gesetz und zwei Erscheinungen

Das Gesetz der zwei Füße gibt vor, dass alle Teilnehmer nur so lange an einer Anliegengruppe teilnehmen sollen, solange sie darin etwas lernen oder selbst beitragen können. Ist das nicht mehr der Fall, sind sie aufgefordert, die Gruppe zu verlassen und sich an einen produktiveren Ort zu begeben. Niemand soll unnötig lange bei einem Thema verweilen, von dem er oder sie feststellt, dass es nicht mehr interessant ist. Und andererseits soll die Gruppe, die sich mit einem Thema beschäftigt nicht unnötig groß und durch Anwesende, die kein Interesse am Thema mehr haben, belastet werden. Durch dieses Gesetz ergeben sich zwei Erscheinungen des Open Space: die Hummel und der Schmetterling. Die Hummel fliegt von Anliegengruppe zu Anliegengruppe, verweilt so lange sie Nektar daraus saugen kann und bestäubt die Gruppe mit ihren gesammelten Erkenntnissen aus anderen Gruppen und fliegt weiter, wenn die Zeit reif ist. Der Schmetterling dagegen steht alleine am Buffet, beim Rauchen oder mit einer Tasse Kaffee und sieht einfach nur gut aus. Er darf angesprochen werden, daraus können sich spannende Gespräche entwickeln.

Nachhaltigkeit des Open Space

Eine Handlungsplanung als wichtiger Bestandteil des Open Space hilft, Projekte und daraus folgende konkrete nächste Schritte aus den besprochenen Anliegen zu vereinbaren. Auf diese Weise soll die Nachhaltigkeit des Open Space gewährleistet und die guten Ideen des Treffens auch in den Alltag übertragen werden. Bei einem „Nächsten Treffen“ einige Wochen nach dem Open Space gibt es Gelegenheit, sich über die Fortschritte und Schwierigkeiten der Projekte auszutauschen. Die bereits erreichten Ergebnisse können vorgestellt und nächste gemeinsame Schritte vereinbart werden.