Tipps für gelungene Remote-Meetings

Home Office ist angesagt. Wie führt ihr gute Meetings durch, die Spaß machen und gute Ergebnisse haben? Bei Reinblau arbeiten wir remote-first. Im folgenden ein paar Tipps, wie das gelingt. Dieser Beitrag entspringt einem Twitter-Thread.

Eure Sprechsituation
Sucht euch einen möglichst ruhigen Ort in der Wohnung. Der Wasserkocher und der Schleudergang kann echt nerven, dich selbst und die anderen in der Konferenz. Andere Stimmen im Raum stören auch, da die Software darauf trainiert ist, diese zu verstärken. Nutzt ein Headset! Ihr werdet besser verstanden, weil das Mikro nah am Mund ist und ihr hört andere besser. Testet es VOR der Videokonferenz. Eventuell eignen sich vorhandene Bluetooth-Kopfhörer. Nutzt die Mute-Funktion (Stummschalten) der Konferenzsoftware oder des Headsets wenn ihr gerade nicht sprecht. Ab ca. 4 und mehr Teilnehmerinnen wird es akustisch zu “wuselig”.

Eure Kamerasituation
Platziert das Notebook oder die Kamera so, dass Licht in euer Gesicht fällt, so erkennt man euch besser. Das Fenster sollte vor oder neben euch sein, nicht hinter euch wegen Gegenlicht. Sorgt dafür, dass die Kamera etwa auf Augenhöhe platziert ist, das sorgt für selbige im Gespräch. Checkt vorher, was im Hintergrund eures Videobildes im Raum herumsteht.

1 Mensch pro Gerät
Sitzt nicht zu zweit vor einem Bildschirm in der Videokonferenz. Erstens wegen der oben erwähnten Audio-Situation (Lautsprecher), zweitens hat es sich sehr bewährt, wenn jede Person auf die gleiche Art präsent ist. Ja, auch wenn zwei Personen im Raum nebeneinander sitzen.

DSL & W-Lan
Es genügt eine DSL Verbindung mit 16 MBit/s. Gute Software (siehe z.B. Zoom) regelt den Datenstrom. Falls es hakt, ist evtl. euer W-Lan brüchig. Nutzt - wenn vorhanden - ein Netzwerkkabel zwischen Router und Computer oder geht näher an den Router. Für die technik-affinen: Nutzt am Router das WLAN mit 5 statt 2,4 GHz. Letzteres stört sich potenziell mit Bluetooth am Notebook und dem WLAN der Nachbarn. Falls alles nicht hilft, bleibt euch noch die Einwahl per Telefon.

Software
Falls ihr noch keine Software habt, startet mit Zoom. Ihr braucht nicht direkt einen Pro-Account. Meetings bis 40 min Länge sind kostenfrei. Teilnahme an einer Konferenz geht auch per Telefon-Einwahl.

Meeting-Methoden
Benennt eine Moderatorin, die im Meeting eingreifen darf. Verabredet Zeitfenster, haltet sie ein. Drei konkrete Tipps für gute Meetingformate:

• Check-In, bei dem jede Person reihum kurz sagen kann, was sie gerade bewegt, um in der Runde anzukommen und gut präsent zu sein.
• Daily (aus der agilen Softwareentwicklung, funktioniert aber auch darüber hinaus): Verabredet euch morgens, jede sagt reihum, woran er/sie gearbeitet hat, was er/sie heute tun wird & welche Hindernisse es dabei gibt -Zeitfenster 15 min.
• Lean Coffee. Zeitfenster 1h: Sammelt Themen in einem geteilten Dokument, stimmt ab und besprecht die mit den meisten Stimmen. Jedes Thema mit Timebox 10 min. Nutzt dafür z.B. das Tool Funretro. Mehr zu Lean Coffee

Wir arbeiten als Remote-Team seit 5 Jahren zusammen und führen all unsere Besprechungen „virtuell“ durch. Das sind alle nötigen Meetings zur agilen Software-Entwicklung mit Scrum, aber auch Meetings zur Organisationsentwicklung und Selbstorganisation. Habt ihr Fragen oder Ergänzungen? Haben euch die Tipps geholfen? Wir freuen uns über Rückmeldung! E-Mail