Produktivere Meetings durch Facilitation

Meetings sind häufig eine Qual. Ineffektiv, monologisch, uninteressant. Dabei können sie auch produktiv sein und sogar Spaß machen. Wie das? Indem sie gut strukturiert und vor allem gut facilitiert werden.
Das wichtigste Ziel eines Meetings ist, dass allen, die mit einem Anliegen kommen, geholfen wird. Oft brauchen wir eine Entscheidung, um weiterarbeiten zu können. Oder wir brauchen Hilfe, weil etwas nicht in unserem Aufgabengebiet liegt. Oder wir wollen einfach nur Informationen teilen.

Ziel des Meetings ist es, den Teilnehmenden zu helfen

Damit das funktioniert, werden unsere Meetings facilitiert, nicht moderiert. Facilitieren kommt von to facilitate (ermöglichen, unterstützen). Die wichtigste Aufgabe eines Facilitators ist, den Rahmen des Meetings zu halten. Er oder sie achtet auf die Einhaltung der aufgestellten Regeln und sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden bekommen, was sie von der Runde brauchen. Anders als bei der klassischen Moderation, die ein Gespräch leitet, für ausgeglichene Redebeiträge sorgt und für den Verlauf sowie das Ergebnis verantwortlich ist, geht es bei der Facilitation ausschließlich um den Rahmen des Gesprächs. Die Facilitatorin oder der Facilitator öffnet und hält den Raum für alle, damit ein Anliegen nach dem anderen geklärt werden kann. Die Facilitation klärt die Dauer des Meetings und achtet darauf, dass die TimeBox eingehalten wird, d. h. dass das Meeting nicht länger dauert als vereinbart.

Spontane Agenda

Wir starten ein Meeting ohne vorbereitete Agenda. Alle Teilnehmenden können zu Beginn ihre Anliegen auf die Agenda setzen. Diese ist nicht abgeschlossen, sondern kann während des Meetings jederzeit erweitert werden. Agendapunkte können umfangreich, aber auch sehr kurz sein, wie eine einfache Frage oder eine Mitteilung. Dann wird ein Agendapunkt nach dem anderen bearbeitet.

Viele Anliegen entstehen bei uns durch „Spannungen“. Unter Spannungen verstehen wir gefühlte Differenzen zwischen dem, wie etwas sein könnte und dem, wie es aktuell ist. Insofern sehen wir Spannungen als etwas Positives, weil sie uns ermöglichen, unsere Organisation zu verbessern. Der Facilitator achtet darauf, dass die einzelnen Spannungen jeweils für sich und nacheinander bearbeitet werden. Ein Anliegen ist dann abgeschlossen, wenn die Person, die das Anliegen eingebracht hat, bekommen hat, was sie braucht und den Agendapunkt schließt. Gibt es danach trotzdem noch eine Diskussion zu dem Thema, ist das ein Anzeichen dafür, dass eine weitere Spannung entstanden ist, die in einem eigenen Agendapunkt bearbeitet werden kann.

Erfolgreiche Meetings

Die wichtigsten Leitgedanken für ein erfolgreiches Meeting bei uns sind deshalb:

• Lieber eine nicht perfekte Entscheidung treffen, mit der man weiterarbeiten kann, als keine Entscheidung zu treffen und sich zu blockieren.
• Ein Anliegen nach dem anderen bearbeiten.
• Lieber kleine Schritte nacheinander machen, aus den einzelnen Schritten lernen und sie im nächsten Schritt verbessern, als lange über Grundsatzentscheidungen zu diskutieren und alle potenziellen Fälle zu berücksichtigen, von denen niemand weiß, ob sie wirklich eintreten.
• Keine Angst vor Fehlern! Mutig Dinge ausprobieren, sofern sie nicht klar absehbar Schaden erzeugen. Kleine Schritte bergen meist ein überschaubares Risiko in sich und nur wer einen Schritt wagt, lernt und entwickelt sich weiter.

Wollen Sie mehr über Facilitation erfahren? Rufen Sie uns gerne an unter 030 985 4041-00 oder senden Sie uns eine E-Mail.